Projektleiter, ja. Aber bitte keinen IT-Fachmann!

Projektleiter sind der Dreh- und Angelpunkt in einem Projekt. Weshalb Sie deshalb bei der Einführung Ihrer Unternehmenssoftware Mitarbeiter mit kommunikativen Stärken in den Mittelpunkt rücken und nicht automatisch auf Ihren IT-Fachmann als Projektleiter zurückgreifen sollten.

Nicht der IT-Leiter? Sie haben ganz richtig gelesen: Bei der Einführung Ihrer neuen Software sollten Sie für die Projektleitung auf andere bewährte Mitarbeiter setzen – nicht aber auf Ihren IT-Verantwortlichen.

„Bitte?“ denken Sie. „Wieso denn das?“

Ganz einfach: Ihr IT-Fachmann würde die Aufgabe vor allem als technische Frage angehen. Sie aber brauchen ein System, das Ihre Unternehmensprozesse detailliert abbildet. Ein System, mit dem Ihre Mitarbeiter leben und arbeiten können. Sie brauchen einen Projektleiter, der das Thema auf inhaltlicher Ebene diskutieren kann.

Gesucht ist … ein Kommunikationstalent als Projektleiter

Halten Sie für die Position des Projektleiters deshalb Ausschau nach jemandem, der …

• die Prozesse Ihres Unternehmens kennt und zwar schon länger,
• über hervorragende kommunikative Qualitäten verfügt sowie
• Lust auf ein partnerschaftliches Miteinander hat
  und konsensfähig ist.
• Er sollte außerdem ein Organisationstalent sein,
• strukturiert arbeiten können,
• sich in einem internationalen Projekt mehrsprachig verständigen können
• und technikaffin sein.

Mit einem solchen Mitarbeiter oder einer solchen Mitarbeiterin haben Sie einen Volltreffer gelandet. Bei der Einführung einer Software ist die Technik nur ein Feld, das bestellt werden will. Prozesswissen und Kommunikation stehen gleichrangig daneben. Ihr Projektleiter muss alle drei Felder zusammen halten und kommuniziert dazu in mindestens vier Richtungen:

Geschäftsführung oder Geschäftsleitung

Sie als Geschäftsführer oder Geschäftsleiter haben vordringlichere Aufgaben als die Details der Projektdurchführung zu kontrollieren. Dennoch wollen Sie das Projekt in guten Händen wissen und legen Wert auf ein zielgerichtetes Reporting.

Projektleiter des Software-Lieferanten

Technisches Knowhow gibt es in seinem Team reichlich. Er braucht vor allem einen Gesprächspartner, der ihm lückenlos Ziele, Bedingungen und vor allem das Prozesswissen kommuniziert. Ihr Software-Lieferant will ihre Software sehr wohl auf die Bedingungen Ihres Unternehmens maßschneidern, doch dazu braucht er Ihre Unterstützung.

Ihre Mitarbeiter und Abteilungsleiter

Viele sachlich richtige Softwareprojekte sind schon am Widerstand der Mitarbeiter gescheitert. Ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen, ist eine Aufgabe Ihres Projektleiters – und nicht die Unwichtigste.

Ihre Mitarbeiter sollten ihren Wünschen, Ideen, ihrem Knowhow und ihren Sorgen Gehör verschaffen können; wenn schon nicht basisdemokratisch, dann doch durch ein Projektteam. Die wichtigste Aufgabe hier: das Prozesswissen einholen.

Haben Sie zugleich Ihre Abteilungsleiter im Blick und stellen sicher, dass sie sich gut vertreten fühlen. Binden Sie sie am besten früh ein und geben ihnen eine Stimme im Projektteam. So beugen Sie Kritik und Verweigerung am Ende des Projekts vor.

Kollegen in der IT-Abteilung

Die Einführung einer neuen Software ist selbstverständlich auch ein technisches Thema. Es sollte zusammen mit dem Fachmann Ihres Hauses oder den Fachleuten diskutiert und abgestimmt sein. Je nach Unternehmensgröße gibt es dazu einen oder mehrere Ansprechpartner. In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, einen primären Verantwortlichen zu benennen, über dessen Schreibtisch alle Informationen fließen.

Schmieden Sie ein Projektteam

In Ihrem Projektteam sollten die drei Felder IT-Kompetenz, Prozesswissen und Kommunikation durch geeignete Personen vertreten sein. Den Projektleiter sollten Sie ausdrücklich benennen. Die übrigen Entscheidungen sollten keine Top-Down-Entscheidungen sein, um die Akzeptanz zu erhöhen. Ihr Projektleiter braucht dann noch eine Projekt-Software – und dann kann er starten.