Kommunikation in Projekten: Alles E-Mail?

Reden wir über Kommunikation. Ob wir über IT-Projekte sprechen oder über Projekte im allgemeinen, ist in diesem Fall gleich. Stete und transparente Kommunikation ist für jedes Projekt ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg.

„Weiß ich auch nicht …“

Leider erlebe ich immer wieder, dass Beteiligte auf die Frage „Wie geht es weiter?“ und „Wann geht es weiter?“ mit „Weiß ich auch nicht.“ antworten. Das ist kein gutes Zeichen. Falls Sie diesen Satz hören, sollten die Alarmglocken schrillen. Mit der Kommunikation stimmt etwas nicht.

Von E-Mail bis zum Chat haben wir heute zahllose Möglichkeiten für den Austausch und die Abstimmung. Technik gibt es reichlich. Was fehlt, ist das Einsehen in die Notwendigkeit und die Zeit. Wobei ich mich manchmal frage, was genau schwierig ist: Dem Lebenspartner kurz vor Feierabend schnell per Chat oder Anruf über den optimalen Zeitpunkt für das Abendessen zu informieren, geht doch auch. Warum also nicht die Projektpartner kurz vor Feierabend über den aktuellen Stand der Geschehnisse und Fortschritte ins Bild setzen?

Der Gewinn daraus lässt sich sehen: Wenn sich Projektleitung, Kunden und Lieferanten regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts und die geplanten nächsten Schritte in Kenntnis setzen würden, könnten sie sehr viel Unmut und Ärger vermeiden.

Demonstrieren Sie Ihre Erwartungshaltung zu Beginn

In Gesprächen habe ich immer wieder schlecht vorbereiteten potentiellen Kunden gegenüber gesessen. Ihre Anforderungen hatten sie kaum oder gar nicht auf Papier formuliert.

Ein ganz anderes Signal setzen Sie, wenn Sie Termine vereinbaren und für die Terminbestätigung sogleich eine E-Mail schicken. Wenn Sie ein Lastenheft definiert haben und zu Anfang des Gesprächs den Protokollanten festlegen. Damit sagen Sie: Wir arbeiten nicht auf Zuruf, sondern strukturiert und nachvollziehbar. Auf die Art schwören Sie Ihren potentiellen Partner gleich auf Ihre Vorgehensweise ein. Achten Sie auf die Zeichen: Lieferanten, die schon hier schwächeln, sollten es gar nicht erst bis in Ihr Unternehmen schaffen.

Mein Tipp heißt deshalb: Sobald Sie als Auftraggeber den ersten Kontakt zu einem Lieferanten aufgenommen haben, leben Sie die Kommunikation vor, die Sie erwarten: Fordern Sie sie ein, aber liefern Sie auch.

„Haben wir doch!“: Änderungen kommunizieren

Das Projekt, das zu Beginn zu Hundert Prozent feststeht, habe ich noch nicht erlebt. In Projekten gibt es immer wieder sogenannte „Moving Targets“, also Änderungen oder Erweiterungen des Pflichtenhefts. Änderungen sind völlig normal: Während der Realisierungsphase fällt Ihnen oder Ihrem Lieferanten noch etwas ein, das bei der Definition des Lastenheftes übersehen wurde. Oder eine Idee lässt sich technisch nicht so umsetzen, wie gedacht. Die Definition der Anforderungen zu aktualisieren, gehört zum Projektalltag.

In solchen Fällen hilft am besten ein Gespräch. Ja, genau. Ein Gespräch. Das gibt es auch noch. Der Austausch sollte eine regelmäßige und selbstverständliche Übung sein. So lassen sich Probleme ausräumen, die sich gerade erst andeuten. So lange das die Stimmung und das Klima stimmen, sind alle im Boot und können das ihrige zu einer Lösung beitragen. Achten Sie also auf regelmäßige Meetings und den Austausch über den Stand der Dinge, um Fehler, Fortschritte und geänderte Anforderungen abzustimmen und festzuhalten.

In solchen Meetings werden auch die finanziellen Fronten schnell geklärt. Immer wieder werden Klagen laut, dass Projekte finanziell aus dem Ruder laufen und die Kosten explodieren. Meist sind Projekte so komplex, dass sich nicht alles planen lässt. Aber eine gute Definition der Anforderungen und ein steter Austausch beugt bösen Überraschungen am besten vor. Dies muss die IT-Projektleitung leben und atmen.

Ist die E-Mail als Kommunikationsinstrument noch aktuell?

Ist die E-Mail als Kommunikationsinstrument in Projekten überholt? Manch einer sieht es so, ich sehe es anders: Die E-Mail ist neben Brief und Fax die einzige Dokumentenform, die den Status eines Handelsbriefes hat. Whatsapps, Chats, Messenger usw. haben keine rechtliche Bindung. Die E-Mail ist deshalb ein guter Container, um Besprochenes zu dokumentieren.

Wenn Sie also, wie von mir weiter oben empfohlen, den Projektstatus zum Feierabend kommunizieren, ist die E-Mail ideal. Denken Sie auch daran zu erwähnen, wie und wann es weiter geht und wer in der Pflicht ist, etwas zu leisten. Dies im Nachhinein festzustellen, ist anstrengend und zeitraubend. Die Beteiligten geraten in Rechtfertigungsnot – und dann ist die erste Unzufriedenheit auf beiden Seiten schon da.

Fazit

Kommunikation braucht Regelmäßigkeit. Aufkommende Probleme sollten sofort, offen und ehrlich vom Tisch geräumt werden. Das persönliche Gespräch ist dazu das beste Mittel. Für das Protokoll der Resultate und die daraus folgende To-Do-Liste eignet sich die E-Mail.

Meine Empfehlung: Kommunizieren Sie:

• schriftlich
• in Meetings
• per Protokoll.
• mit Hilfe von To-Do-Listen oder ein ähnlichen Instrumenten.

Kommunizieren Sie:

• von Anfang an
• regelmäßig
• umfassend
• offen und ehrlich